VK Südbayern, Beschl. v. 16.05.2011 – Z3-3-3194-1-09-03/11

Verhandlungsverfahren gem. VOF – Zuschlagskriterien und Dokumentation
Die Antragsgegnerin beabsichtigt im Wege eines beschleunigten Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb nach den Bestimmungen der VOF freiberufliche Leistungen zu vergeben. Eine entsprechende Bekanntmachung erfolgt im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften. Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbes wurden die Antragstellerin sowie zwei weitere Bewerber zu einer Präsentation und einem Gespräch eingeladen. Dabei soll auf Grundlage der dem Einladungsschreiben beigefügten Aufgabenbeschreibung der Zuschlagskriterien sowie der weiteren beigefügten Unterlagen eine Analyse vorgenommen werden und die dabei gewonnen Vorstellungen und Planungsschritte sowie die beabsichtigte Vorgehensweise im Verhandlungsgespräch vorgestellt werden. Die Präsentation soll auch in gedruckter Form vorgelegt werden.
Nach Auswertung der Präsentation liegt die Antragstellerin auf dem zweiten Platz der Wertungsreihenfolgen.
Die Antragsgegnerin teilt mit, dass beabsichtigt sei den Zuschlag nach Ablauf der Frist des § 101 a GWB auf das Angebot der Beigeladenen zu erteilen.
Die Antragstellerin rügt daraufhin, dass die Mitteilung nach § 101 a GWB bereits nicht den Anforderungen entspreche und die Angebotswertung rechtswidrig sei, da keine Gewichtung der Unterkriterien bekanntgemacht worden sei und insbesondere die Wertung der Honorarangebote widersprüchlich sei.

Da die Antragstellerin den Rügen nicht abhilft, stellt die Antragstellerin einen Nachprüfungsantrag.

Im Rahmen der Zulässigkeit macht die Vergabekammer zunächst Ausführungen dazu, wie der für die Schwellenwertbestimmung maßgebliche Auftragswert zu ermitteln ist. Die Antragsgegnerin hatte insoweit angeführt, der Schwellenwert sei nicht überschritten, sodass die Vergabekammer auch nicht zuständig sei. Gegenstand der Ausschreibung waren lediglich Planungsleistungen der Leistungsphasen 5 bis 9, die Leistungsphasen 1 bis 4 waren zuvor ohne Ausschreibung von einem anderen Büro bereits erbracht worden. Die Antragsgegnerin stellte sich daher auf den Standpunkt, dass die Leistungsphasen 1 bis 4 für die Schätzung des Auftragswertes ohne Bedeutung seien.
Die Vergabekammer bejaht ihre Zuständigkeit wegen Überschreitung des Schwellenwertes jedoch. Zur Ermittlung des Schwellenwertes seien die Auftragswerte derselben freiberuflichen Leistungen, bei Fachingenieurleistungen die freiberuflichen Leistungen die desselben Leistungsbildes nach der HOAI, als selbe freiberufliche Leistung zu definieren und damit als Auftragswert für die Vergabe heranzuziehen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Teile derselben freiberuflichen Leistung nicht zusammen vergeben würden. Der maßgebliche Schwellenwert von 193.000,00 Euro netto sei überschritten, wie die Antragsgegnerin selbst im Rahmen der Auftragswertsschätzung vor Bekanntmachung der Vergabe ermittelt habe.

Der zulässige Nachprüfungsantrag ist begründet.
Die Vergabekammer führt zunächst aus, dass ein evtl. fehlerhafte Informationsschreiben gem. § 101 a GWB zu keiner Rechtsverletzung der Antragstellerin führe, da dieser Mangel durch die Einleitung des Nachprüfungsverfahrens vor Zuschlagserteilung wirksam geheilt worden sei. Zwar sei der Antragstellerin zuzugeben, dass die Antragsgegnerin den frühsten Zeitpunkt des Vertragsschlusses habe mitteilen müssen und insofern ein Hinweis darauf, dass die Frist des § 101 a GWB eingehalten werde, den Anforderungen nicht genüge. Die Informationspflicht des Auftraggebers diene jedoch primär dazu, die Bieter durch einen Vertragsschluss nicht vor vollendete Tatsachen zu stellen und sie so der Möglichkeit zu berauben, die Zuschlagsentscheidung des Auftraggebers überprüfen zu lassen. Da dieses Ziel vorliegend durch Einleitung des Nachprüfungsantrages erreicht worden sei, fehlt es an einer entsprechenden Rechtsverletzung.

Die Antragstellerin werde in ihren Rechten aus § 97 Abs. 7 GWB dadurch verletzt, dass die Antragsgegnerin das Ergebnis der Präsentationen und der Wertung nicht ausreichend nach § 12 VOF dokumentiert habe, sodass der Bewertungsvorgang und die Bewertung nicht mehr vollständig nachvollzogen werden könnten.
Bei dem bekanntgemachten Zuschlagskriterium „Honorarfragen, Leistungsphasen, Vertragsgrundlagen“ seien zudem Abweichungen bei der Wertung erfolgt.
Der Öffentliche Auftraggeber verfüge bei der Wertung grundsätzlich über einen weiten Beurteilungsspielraum. Die Zuschlagsentscheidung sei in der nachträglichen Kontrolle der Vergabekammer einer Überprüfung nur eingeschränkt zugänglich. Eine rechtswidrige Überschreitung des Beurteilungsspielraumes liege nur dann vor, wenn der Auftraggeber von unzutreffenden bzw. unvollständigen Tatsachen ausgegangen sei, er sachwidrige Überlegungen angestellt habe oder sich nicht an den von ihm aufgestellten Beurteilungsspielraum halte.
Gemäß § 11 Abs. 4 VOF 2009 habe der Auftraggeber die Zuschlagskriterien anzugeben, deren Anwendung im Verhandlungsverfahren vorgesehen sei. Der Auftraggeber schließe den Vertrag mit dem Bieter, der im Rahmen der bekanntgemachten Zuschlagskriterien die bestmögliche Leistung erwarten lasse.

Dieser Verpflichtung, die bekanntgemachten Zuschlagskriterien zu werten, sei die Vergabestelle teilweise nicht nachgekommen.
Gemäß § 12 VOF sei über die Vergabe ein Vermerk zu fertigen, der von Anbeginn fortlaufend die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen enthalte. Es sei ein Gebot der Transparenz des Verfahrens, dass der Öffentliche Auftraggeber die wesentlichen Entscheidungen des Vergabeverfahrens in den Vergabeakten dokumentiere. Dazu gehöre aber auch das Ergebnis der Präsentation und Wertung. Die Dokumentation diene dem Ziel, die Entscheidung der Vergabestelle transparent sowohl für die Überprüfungsinstanzen als auch für die Bieter überprüfbar zu machen. Eine ungenügende Dokumentation durch die Vergabestelle stelle daher eine schwerwiegende Verletzung des Transparenzgrundsatzes dar.
Die Dokumentation der Antragsgegnerin genügte nach Ansicht der Vergabekammer den Anforderungen nicht.
Hinsichtlich der Zuschlagskriterien führt die Vergabekammer weiter aus, dass der Präzisierungsgrad der bekannt gemachten Kriterien so hoch sein muss, dass für die Bieter erkennbar ist, worauf es dem Auftraggeber ankommt, sodass die Präsentation und das Angebot optimal gestaltet werden können. Die Antragsgegnerin sei auch dieser Aufforderung nicht ausreichend nachgekommen. Zwar habe Sie bezüglich des Honorars die Gewichtung des Kriteriums angegeben, nicht jedoch, nach welchem Maßstab das Kriterium gewertet werde. Für die Bieter sei daher nicht erkennbar gewesen, worauf es der Antragsgegnerin bei dem Kriterium angekommen sei, um das Angebot entsprechend optimal gestalten zu können. Es sei nicht auszuschließen, dass wenn die Antragstellerin gewusst hätte, worauf es der Antragsgegnerin im Einzelnen ankomme, sie eventuell ein anderes Angebot abgegeben hätte und damit eine höhere Punktzahl erzielt hätte.

Da es kein Protokoll über die Präsentation gebe, könne die Vergabekammer nicht nachvollziehen, ob die Vergabestelle bei der Bewertung der Präsentationen und Angebote ihren Beurteilungsspielraum tatsächlich überschritten habe. Sie könne jedoch feststellen, dass bei der Beigeladenen weitere Nachfragen gestellt wurden, während dies bei der Antragstellerin nicht erfolgte. Dies allein führe bereits zu einem Fehlgebrauch im Rahmen des Ermessens- und Beurteilungsspielraumes der Vergabestelle.

Die Antragstellerin werde in ihren subjektiven Rechten dadurch verletzt, dass in Folge des Dokumentationsmangels die Wertung nicht überprüft werden könne. Nach Auffassung der Vergabekammer sei es auch notwendig, dass durch die einzelnen Mitglieder der Wertungskommission nachvollziehbar dokumentiert werde, aus welchen konkreten, sachlichen Gründen jeweils welche Punktzahlen vergeben wurden.
Es sei in der Regel auch erforderlich, die Wertungsentscheidung in verbalisierter Form darzustellen. Der Vergabeakte müssten zumindest in Kurzform die Gründe dafür zu entnehmen seien, warum ein Bieter bestimmte Punktzahlen erhalten habe. Die Dokumentation müsse nachvollziehbar erkennen lassen, aufgrund welcher Erwägungen der Vergabestelle eine bestimmte Bewertung und Punkteverteilung erfolgt sei.
Nur durch die jeweilige Kurzbegründung für die Punktzahl der jeweiligen Unterkriterien sei es einem rechtschutzsuchenden Bieter möglich, festzustellen, aus welchen Gründen eine entsprechende Bepunktung zu seinen Gunsten oder Lasten erfolgt sei.

Die Vergabekammer gibt der Antraggegnerin daher auf, insbesondere wegen der nicht nachvollziehbar dokumentierten Wertungsentscheidung, das Vergabeverfahren ab der Aufforderung zum Verhandlungsverfahren zu wiederholen.

Die Entscheidung zeigt, dass gerade im Bereich eines Verhandlungsverfahrens gem. der VOF besondere Anforderungen an den Auftraggeber gestellt werden, um eine transparente Wertungsentscheidung zu treffen. Auch Präsentationen der Bieter und Verhandlungsgespräche über Angebote müssen ausführlich dokumentiert werden, um nicht Gefahr zu laufen, allein wegen der mangelnden Dokumentation das Verfahren wiederholen zu müssen. Insofern reicht die bloße Verteilung von Punkten, ohne nachvollziehbare und niedergelegte Begründung, nicht.